Tämä tietosuojaseloste kuvailee, miten NoCFO Oy käsittelee henkilötietoja toimiessaan rekisterinpitäjänä oman liiketoimintansa, asiakassuhteidensa ja Palvelun ylläpidon yhteydessä. Tämä seloste kuvailee myös, miten käsittelemme asiakkaiden Palveluun tallentamia henkilötietoja, kun toimimme henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
NoCFO Oy
Y-tunnus: 3149769-7
Osoite: c/o A Grid, PL 13300, FI-00076 AALTO, Suomi
Puhelin: +358 44 573 3333
Sähköposti: info@nocfo.io
Verkkosivut: nocfo.io / nocfo.fi
Asiakasrekisteristä vastaava henkilö: Teemu Karuluoto
2. Henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjänä
Kun NoCFO käsittelee henkilötietoja oman liiketoimintansa, asiakasviestinnän, palvelun ylläpidon tai markkinoinnin yhteydessä, NoCFO toimii näiden tietojen rekisterinpitäjänä.
Rekisterinpitäjän roolissa käsiteltävät henkilötiedot koskevat NoCFO:n asiakkaita, Palvelun käyttäjiä, potentiaalisia asiakkaita sekä Palvelun verkkosivustojen ja sovellusten vierailijoita. Nämä tiedot ovat erillään niistä henkilötiedoista, joita asiakkaat tallentavat Palveluun kirjanpitoaan tai muita tarkoituksia varten. Palveluun tallennettuja henkilötietoja käsitellään erikseen kohdan 3 ja henkilötietojen käsittelysopimuksen (DPA-liite) mukaisesti.
Rekisterinpitäjänä NoCFO kerää ja käsittelee asiakkaiden ja käyttäjien perustietoja, kuten nimiä ja yhteystietoja, organisaation tietoja, maksu- ja laskutustietoja, asiakasviestintää sekä sopimusdokumentaatiota. Teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteita, lokitietoja, istuntotunnisteita ja laitetyyppejä, käsitellään NoCFO:n oikeutetun edun perusteella Palvelun turvallisuuden, toimivuuden ja kehittämisen varmistamiseksi. Lisäksi käytämme verkkosivuillamme ja sovelluksissamme evästeitä, jotka on kuvattu tarkemmin erillisessä evästekäytännössämme.
Henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjänä on tarpeen Palvelujen tarjoamiseksi, asiakasviestinnän hoitamiseksi, asiakassuhteiden ylläpitämiseksi, Palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseksi sekä markkinointitarkoituksiin. Käsittelyn oikeusperusteina ovat asiakkaan ja NoCFO:n välinen sopimussuhde, NoCFO:n oikeutettu etu kehittää Palvelua ja ylläpitää asiakassuhteita sekä lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus. Joissakin tilanteissa käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, joka voidaan peruuttaa milloin tahansa.
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot poistetaan asiakassuhteen päätyttyä. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun Asiakas poistaa yritystilinsä ja käyttäjänsä Palvelusta. Tietoja voidaan säilyttää pidempään vain siltä osin kuin se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden tai NoCFO:n oikeutettujen etujen vuoksi. Suostumukseen perustuen käsitellyt tiedot poistetaan, kun suostumus perutaan. NoCFO:n oma kirjanpitoaineisto säilytetään laissa säädetyn ajan.
Rekisterinpitäjänä NoCFO toteuttaa tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen henkilötietojen turvallisen käsittelyn ja käsittelee tietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen Palvelun toimittamista, ylläpitoa ja kehittämistä varten. Tämä osio ei koske henkilötietoja, joita asiakkaat tallentavat Palveluun ja joita käsitellään erikseen kohdan 3 ja henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.
Palvelu sisältää tekoälypohjaisen assistentin ("Luca"), jota NoCFO voi käyttää asiakastuessa tai muissa sisäisissä toiminnoissa. Tällaisissa tapauksissa Luca saattaa käsitellä NoCFO:n asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja. Tietoja säilytetään EU/ETA-alueella. Tietojen käsittelyä voi tapahtua EU/ETA-alueen ulkopuolella sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
3. Palveluun tallennettujen henkilötietojen käsittely (Asiakas rekisterinpitäjänä, NoCFO käsittelijänä)
Kun asiakas käyttää NoCFO-palvelua tallentaakseen henkilötietoja, joita syntyy taloushallinnon, kirjanpidon, asiakasrekisterien tai muiden toimintojen yhteydessä, asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja NoCFO toimii henkilötietojen käsittelijänä.
Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi kuitit, tositteet, laskut, tiliotteet ja asiakasrekisteritiedot. Käsittely perustuu asiakkaan ja NoCFO:n väliseen sopimukseen. Tarkemmat ehdot tietojen käsittelystä, osapuolten oikeuksista ja velvollisuuksista sekä tietojen säilyttämisestä ja poistamisesta on kuvattu Käyttöehtojen liitteenä olevassa henkilötietojen käsittelysopimuksessa (DPA).
4. Kansainväliset tietojen siirrot
NoCFO säilyttää henkilötietoja ensisijaisesti Euroopan talousalueella. Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle palveluntarjoajien kautta, siirrot tapahtuvat vain silloin, kun se on Palvelun tarjoamiseksi välttämätöntä ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
5. Tietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat
NoCFO käyttää luotettavia ja valtuutettuja palveluntarjoajia Palvelun tuottamiseen ja ylläpitoon. Tällaisia tarjoajia voivat olla pilvipalveluntarjoajat, asiakaspalvelujärjestelmät, maksupalvelut, tekoälypalvelut sekä teknisen infrastruktuurin tarjoajat.
Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen heidän palvelujensa tarjoamiseksi, ja heidän kanssaan on sovittu asianmukaisista tietosuojavelvoitteista.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille myös silloin, kun pakottava lainsäädäntö tai viranomaismääräykset sitä edellyttävät. Yrityskauppojen tai vastaavien järjestelyjen yhteydessä tietoja voidaan siirtää asianosaisille osapuolille luottamuksellisuutta noudattaen. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille rekisteröidyn nimenomaisen suostumuksen perusteella.
6. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on oikeus saada tietoa NoCFO:n käsittelemistä heitä koskevista henkilötiedoista sekä pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, erityisesti silloin, kun käsittely liittyy suoramarkkinointiin.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Pyynnöt on toimitettava rekisterinpitäjälle ja niiden on sisällettävä riittävät tiedot henkilöllisyyden todentamiseksi.
7. Suoramarkkinointi
NoCFO voi lähettää asiakkailleen palveluun liittyviä tiedotteita ja markkinointiviestejä. Rekisteröidyillä on oikeus kieltää suoramarkkinointi ottamalla yhteyttä NoCFO:on tai käyttämällä markkinointiviesteissä olevaa peruutuslinkkiä.
8. Tietoturva
NoCFO varmistaa henkilötietojen turvallisen käsittelyn teknisillä, organisatorisilla ja hallinnollisilla suojatoimilla. Tavoitteena on varmistaa tietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys. Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on siihen valtuutus työtehtäviensä perusteella.
9. Valvontaviranomainen
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty sovellettavan tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto (https://tietosuoja.fi).