Mikä lasketaan liiketoiminnan kuluksi Suomessa?

Käytännön opas toiminimiyrittäjille ja freelancereille

Tiedäthän sen kahvin, jonka nappasit mukaan ennen asiakaspuhelua? Kannettavan tietokoneen, jonka ostit töiden tekemistä varten? Tai puhelinliittymän, joka toimii käytännössä toimistonasi?

Ovatko ne liiketoiminnan kuluja? Voitko vähentää ne verotuksessa?

Nämä ovat yleisimpiä kysymyksiä, joita suomalaiset yrittäjät pohtivat. Vastauksilla on väliä, sillä oikeutettujen kulujen vähentäminen tarkoittaa pienempää verolaskua. Väärien asioiden ilmoittaminen voi kuitenkin aiheuttaa päänvaivaa verottajan kanssa.

Tässä on selkokielinen opas siitä, mitä voit ja mitä et voi vähentää, ja miten pidät asiat järjestyksessä ilman, että sinun tarvitsee ryhtyä kirjanpitäjäksi.

Mikä tarkalleen ottaen on liiketoiminnan kulu?

Liiketoiminnan kulu on menoerä, joka aiheutuu suoraan yritystoimintasi pyörittämisestä. Suomessa nyrkkisääntö on yksinkertainen: jos kulu on tarpeellinen tulon hankkimiseksi tai säilyttämiseksi, se on vähennyskelpoinen.

Verohallinto (Vero) käyttää termiä "tulonhankkimis- ja säilyttämiskulut", mikä on vain virallinen tapa sanoa: jos käytit rahaa tehdäksesi työtäsi, voit todennäköisesti vähentää sen.

Kaksi asiaa aiheuttaa tyypillisesti päänvaivaa:

1. Sekakäyttöiset hankinnat – asiat, joita käytetään sekä työssä että vapaa-ajalla

2. Harmaat alueet – kulut, joissa yhteys yritystoimintaan ei ole itsestään selvä

Käsittelemme molemmat alla.

Yleisimmät vähennyskelpoiset kulut freelancereille ja toiminimille

Laitteet ja työkalut

Kannettavat tietokoneet, puhelimet, kamerat, mikrofonit ja tulostimet. Jos käytät niitä työssäsi, ne ovat vähennyskelpoisia. Jos käytät niitä myös vapaa-ajalla (kuten useimmat tekevät), voit yleensä vähentää sen osuuden, joka vastaa käyttöä työssä. Tietokoneen, jota käytät 80-prosenttisesti työssäsi, voi silti vähentää, muttei vain kokonaan.

Alle 1 200 euron arvoiset laitteet voi yleensä vähentää kokonaan sinä vuonna, jona ne on ostettu. Kalliimmat hankinnat poistetaan useamman vuoden aikana.

Ohjelmistot ja tilaukset

Kirjanpito-ohjelmistot, suunnittelutyökalut, projektinhallinta-alustat, pilvitallennustila ja ammatilliset tietokannat. Kaikki ovat vähennyskelpoisia, jos niitä käytetään työssäsi. Tähän kuuluvat työkalut, kuten Adobe Creative Cloud, Notion, Slack ja kirjanpito-ohjelmistot kuten NoCFO.

Kotitoimistokulut

Jos työskentelet kotoa käsin ja sinulla on siihen varattu työtila, voit vähentää osan asumiskuluistasi. Verottaja käyttää vakiomuotoista työhuonevähennystä. Sinun ei tarvitse eritellä jokaista sähkölaskua erikseen, sillä kaavamainen työhuonevähennys kattaa nämä kulut.

Työmatkat

Asiakastapaamisiin, kohdekäynteihin, tapahtumiin tai muihin työtehtäviin liittyvät matkakulut ovat vähennyskelpoisia. Tähän sisältyvät julkinen liikenne, taksit ja kilometrikorvaukset, jos käytät omaa autoasi. Verottaja vahvistaa vuosittaisen kilometrikorvauksen määrän (0,30 €/km vuonna 2025), jota voit käyttää todellisten polttoainekulujen seuraamisen sijasta.

Myös kansainväliset matkat ammattialan konferensseihin tai asiakastöihin ovat vähennyskelpoisia – mukaan lukien lennot, majoitus ja päivärahat.

Ateriat ja edustus

Työmatkan aikaiset ateriat ovat täysin vähennyskelpoisia. Asiakasedustus – esimerkiksi asiakkaan vieminen lounaalle liikeasioista keskustelemiseksi – on osittain vähennyskelpoista, joskin säännöt ovat tiukemmat. Työlounas, jossa todella keskustellaan liiketoiminnasta, on eri asia kuin pelkkä sosiaalinen illallinen, jossa sattuu olemaan mukana asiakkaita.

Tavanomaisen työpäivän aikana työpöytäsi ääressä syömäsi ateriat eivät ole vähennyskelpoisia.

Markkinointi ja mainonta

Verkkosivujen kulut, sosiaalisen median mainokset, painotuotteet ja yritykselle otetut valokuvat. Kaikki ovat vähennyskelpoisia. Jos maksat suunnittelijalle brändisi luomisesta tai sisällöntuottajalle verkkosivujesi tekstien kirjoittamisesta, kyseessä on myös liiketoiminnan kulu.

Ammatillinen kehittyminen

Kurssit, työpajat, kirjat ja koulutukset, jotka liittyvät suoraan nykyiseen työhösi, ovat vähennyskelpoisia. Avainsana on "nykyinen" – koulutusta, joka auttaa sinua siirtymään kokonaan toiselle alalle, ei voi vähentää liiketoiminnan kuluna.

Asiantuntijapalvelut

Jos palkkaat kirjanpitäjän, juristin tai konsultin yritystoimintaasi varten, nämä palkkiot ovat vähennyskelpoisia. Tämä koskee myös kirjanpito-ohjelmistosi kuluja.

Vakuutukset

Yritysvakuutukset – kuten vastuuvakuutus, laitevakuutus ja vastaavat – ovat vähennyskelpoisia.

Mikä ei ole vähennyskelpoista?

Muutamia asioita, joita usein yritetään vähentää, mutta joita ei voi:

• Oma palkkasi – toiminimiyrittäjät eivät maksa itselleen palkkaa; yrityksen tulos verotetaan henkilökohtaisena tulona

• Omat vaatteet – paitsi jos kyseessä on työssä vaadittava erityinen työasusto tai suojavarusteet

• Sakot ja seuraamusmaksut – pysäköintisakkoja, veronkorotuksia ja vastaavia kuluja ei voi vähentää

• Henkilökohtaiset ateriat – ruoka, jonka syöt kotona tai työpöytäsi ääressä tavallisen työpäivän aikana

Dokumentointisääntö: säilytä kuittisi

Suomessa sinun on pystyttävä todistamaan jokainen ilmoittamasi liiketoiminnan kulu. Tämä tarkoittaa kuittien säilyttämistä, mieluiten varustettuna merkinnällä siitä, mitä varten kulu oli ja miten se liittyy liiketoimintaan.

Verotoimisto voi pyytää tositteita vuosienkin päästä, joten asioiden pitäminen järjestyksessä kannattaa. Nykyaikaiset kirjanpitotyökalut tekevät tästä paljon helpompaa kuin ennen. NoCFO:n avulla voit ottaa kuitista kuvan heti sen saatuasi ja liittää sen suoraan tilitapahtumaan. Kaikki tallennetaan digitaalisesti ja on helposti haettavissa.

Ei kuittikasoja. Ei vuoden vaihteen kiirettä.

Kulujen arvonlisävero (ALV)

Jos olet ALV-rekisterissä, voit myös vähentää useimpien liiketoiminnan kulujen ALV-osuuden. Tämä hoidetaan ALV-ilmoituksen kautta ja se on erillinen tuloverovähennyksestä – mutta aivan yhtä tärkeä, ja jälleen yksi syy pitää kuitit tallessa.

Käytännön nyrkkisääntö

Kun olet epävarma siitä, onko jokin kulu vähennyskelpoinen, kysy itseltäsi:

Olisiko minulla tämä kulu, jos en pyörittäisi yritystä?

Jos rehellinen vastaus on ei, tai pääasiassa ei, kulu on todennäköisesti vähennyskelpoinen. Jos olisit joka tapauksessa käyttänyt rahan, se ei luultavasti ole vähennyskelpoinen.

Jos olet epävarma, kirjoita ylös kulun yhteys yritystoimintaan ja säästä kuitti. Voit aina tarkistaa asian Verohallinnolta, jos jokin on epäselvää. Ja jos hoidat kirjanpitoasi NoCFO:lla, jokaiselle tapahtumalle ehdotetaan automaattisesti kategoriaa, mikä tekee oikean paikan löytämisestä helpompaa.

‍

NoCFO on kirjanpito-ohjelmisto, joka on suunniteltu freelancereille ja pienyrittäjille Suomessa. Seuraa kuluja, hallitse alveja ja pysy kärryillä taloudestasi ilman kirjanpitäjän taustaa. Kokeile ilmaiseksi osoitteessa nocfo.io.