Jos olet freelancer, perustaja tai pienyrittäjä Suomessa, oikean kirjanpito-ohjelmiston valinta on yksi merkittävimmistä alkuvaiheen päätöksistäsi – ja usein myös yksi hämmentävimmistä.

‍

Jotkut työkalut on luotu suuryrityksille ja tilitoimistoille. Toiset hoitavat laskutuksen hienosti, mutta jättävät toivomisen varaa itse kirjanpidossa. Uuden sukupolven tekoälypohjaiset työkalut puolestaan on suunniteltu erityisesti itsenäisille ammatinharjoittajille, jotka haluavat hallita talouttaan itse ilman taloushallinnon taustaa.

‍

Tässä oppaassa käydään läpi, mitä ohjelmistolta kannattaa odottaa, miten päävaihtoehdot vertautuvat keskenään ja millainen työkalu sopii parhaiten sinun yrityksellesi.

Mitä pienyrityksen kirjanpito-ohjelmiston tulisi kattaa

Ennen työkalujen vertailua on hyvä hahmottaa, mitä todella tarvitset. Useimmille suomalaisille freelancereille ja pienyrittäjille ydinasiat tiivistyvät muutamaan kohtaan:

• Laskutus – laskujen luominen, lähettäminen ja seuranta

• Kulujen seuranta – kuittien tallentaminen ja yrityksen kulujen kategorisointi

• Pankkitilin täsmäytys – yritystilin tilitapahtumien yhdistäminen kirjanpitoon

• ALV-raportointi – arvonlisäveroilmoitusten laskeminen ja ilmoittaminen Verohallinnolle (Vero)

• Taloudellinen raportointi – tuloksen, kassavirran ja yrityksen yleisen taloudellisen tilanteen ymmärtäminen

• Verovelvoitteet – yhteisö- tai henkilöverotukseen liittyvien velvoitteiden hoitaminen

Useimmat työkalut kattavat nämä jollain tavalla. Todellinen ero on siinä, kuinka vaivatonta niiden käyttäminen on arjessa.

Tarvitsetko kirjanpitäjää vai voitko hoitaa kirjanpidon itse?

Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä, joita pienyrittäjät pohtivat. Rehellinen vastaus on: se riippuu taloutesi monimutkaisuudesta.

Perinteisesti kirjanpito-ohjelmistot on suunniteltu ammattilaisille. Monimutkaiset käyttöliittymät, tilien ja vientien ammattitermistö sekä vaikea oppimisprosessi tarkoittivat, että ulkoistaminen tilitoimistolle oli usein ainoa käytännöllinen vaihtoehto. Tämä maksaa tyypillisesti 100–300 euroa kuukaudessa yrityksille, joilla on vain kourallinen tilitapahtumia kuukaudessa.

Nykyaikaiset ohjelmistot, ja erityisesti NoCFOn kaltaiset tekoälyä hyödyntävät työkalut, ovat muuttaneet tilanteen. Jos yrityksesi talous on suhteellisen suoraviivaista, voit hoitaa kirjanpitosi tarkasti itse ilman aiempaa kokemusta.

Itse tehty kirjanpito toimii yleensä hyvin, kun:

• Olet toiminimiyrittäjä tai freelancer ja sinulla on vain yksi yritys

• Tulosi perustuvat palvelumyyntiin ja asiakasmääräsi on hallittava

• Sinulla ei ole työntekijöitä palkkalistoilla tai heitä on vain muutamia

• Haluat reaaliaikaisen näkymän lukuihisi ilman, että joudut odottamaan kuukausittaisia raportteja tilitoimistolta

Ammattitaitoisen kirjanpitäjän puoleen kääntyminen on järkevämpää, kun:

• Yritysrakenteesi muuttuu monimutkaisemmaksi (useita yhtiöitä, kansainvälistä toimintaa)

• Valmistaudut sijoituskierroksille ja tarvitset sijoittajatasoisia talousraportteja

• Toimintaasi liittyy monimutkaisia ALV-kysymyksiä useissa eri maissa

• Yrityksessäsi on menossa fuusio, yritysosto tai muu merkittävä rakenneviilaus

Useimmille itsenäisille ammatinharjoittajille ja alkuvaiheen perustajille nykyaikainen ohjelmisto kattaa kaiken tarvittavan. Asiantuntijatuen ostaminen lisäpalveluna tarvittaessa on huomattavasti kustannustehokkaampaa kuin kokonaisvaltaisen tilitoimistopalvelun hankkiminen heti ensimmäisestä päivästä alkaen.

Kaksi kirjanpito-ohjelmistojen päätyyppiä

Perinteiset kirjanpitoalustat

Suurin osa Suomen markkinoilla vakiintuneista ohjelmistoista on rakennettu pk-yrityksille, jotka toimivat tiiviissä yhteistyössä tilitoimistojen kanssa. Nämä alustat ovat monipuolisia ja laajasti käytössä, mutta niiden ensisijaiseksi käyttäjäksi on ajateltu ammattikirjanpitäjä.

Tämä tarkoittaa, että niiden käyttöönotto vaatii usein aikaa ja perehtymistä. Ne edellyttävät tilikartan ja vientien kaltaisten käsitteiden ymmärtämistä, ja niiden hinnoittelu on suunniteltu yrityksille, joilla on oma talousosasto.

Jos teet läheistä yhteistyötä ulkoisen tilitoimiston kanssa, tämä tuotekategoria on perusteltu. Freelancereille ja itsenäisille yrittäjille, jotka haluavat hallita lukujaan itse, ne kuitenkin usein tuovat enemmän monimutkaisuutta kuin helpotusta.

Uuden ajan yrittäjälähtöiset työkalut

Uudemman sukupolven ohjelmistot on rakennettu yrittäjää, ei kirjanpitäjää varten. Sen sijaan, että joutuisit säätämään monimutkaisia asetuksia, nämä alustat automatisoivat rutiinityöt. Tekoäly luokittelee tilitapahtumasi, pankkiyhteys pitää tiedot reaaliajassa, ja kuittien tallennus hoituu yksinkertaisesti ottamalla kuva.

Arjen käyttökokemus muistuttaa enemmän mobiilipankkia kuin raskasta yritysohjelmistoa. Sinun ei tarvitse ymmärtää kahdenkertaista kirjanpitoa. Avaat vain sovelluksen, vahvistat tekoälyn valmiiksi tekemät ehdotukset ja jatkat muihin töihin.

Miten eri vaihtoehdot vertautuvat

Suomen kirjanpito-ohjelmistojen markkina jakautuu karkeasti kahteen leiriin: pk-yrityksille ja tilitoimistoille suunnattuihin järjestelmiin sekä itsenäisille ammatinharjoittajille ja pienille tiimeille tarkoitettuihin työkaluihin.

PK-yritysten ja tilitoimistojen suosikit: Procountor ja Netvisor

Procountor (Accountor Finago) ja Netvisor (Visma) ovat kaksi Suomen tunnetuinta nimeä kirjanpito-ohjelmistoissa. Molemmat ovat kattavia ja luotettavia järjestelmiä, joita keskisuuret yritykset ja tilitoimistot käyttävät laajasti.

Ne sopivat erinomaisesti oikeille käyttäjille. Jos sinulla on oma kirjanpitäjä ja tarvitset monipuolisia työkaluja yhteiskäyttöön, kattavaa palkanmaksua ja monimutkaista raportointia, molemmat alustat palvelevat sinua hyvin.

Netvisorin hinnoittelu perustuu yrityksen liikevaihtoon, alkaen noin 19 €/kk alle 100 000 euron liikevaihdolla oleville yrityksille, ja skaalautuu siitä merkittävästi ylöspäin. Tämän lisäksi tulevat tapahtumakohtaiset maksut muun muassa verkkolaskuista ja pankkisiirroista. Se on suunniteltu yrityksille, joilla on paljon tilitapahtumia. Toiminimille ja pienyrityksille suunnattu Procountor Solo on hinnoiteltu alkaen 10,99 €/kk perustuen liukuvaan 12 kuukauden liikevaihtoon, mutta sekin edellyttää kumppanuutta tilitoimiston kanssa – ohjelmisto on rakennettu yhteistyökaluksi yrittäjän ja kirjanpitäjän välille, ei itsenäiseksi tee-se-itse-ratkaisuksi.

Freelancereille ja aloitteleville yrittäjille molemmat ovat usein liian raskaita. Monimutkaiset käyttöliittymät, pitkät opetusajat ja talousosastoille suunnatut hinnoittelumallit eivät sovi yksinyrittäjälle, joka haluaa käyttää kirjanpitoonsa vain 20 minuuttia viikossa.

Freelancereille suunnatut vaihtoehdot: Holvi, Zervant ja NoCFO

Nämä työkalut on suunnattu itsenäisille ammatinharjoittajille ja pienyrityksille, mutta ne lähestyvät asiaa hyvin eri tavoilla.

Holvi on ensisijaisesti yritystilipalvelu, johon on liitetty laskutus- ja peruskirjanpito-ominaisuuksia. Sen vahvuus on helppous, sillä kaikki tapahtuu suoraan pankkitililläsi. Pankkipalveluiden hinnat vaihtelevat ilmaisesta (Holvi Flex) aina 50 euroon kuukaudessa (Holvi Business). Jos haluat kokonaisvaltaisen kirjanpitopalvelun, Holvi Zen maksaa alkaen 29,90 €/kk yhdenkertaista kirjanpitoa käyttäville toiminimille, kun taas Holvi Zen+ (kahdenkertainen kirjanpito toiminimille ja osakeyhtiöille) maksaa alkaen 79,90 €/kk, mikä on lähempänä perinteisten tilitoimistojen hintoja. Perustilit sopivat hyvin kulujen pitämiseen järjestyksessä, mutta ne eivät sisällä täyttä kirjanpitoa. Sinun on yhä hoidettava ALV-ilmoitukset ja tilinpäätökset erikseen, ellet käytä Zen-pakettia.

Zervant (nykyisin osa Ageras-konsernia) on laskutukseen keskittyvä työkalu, joka on suosittu sellaisten freelancereiden keskuudessa, jotka tarvitsevat nopean tavan lähettää ammattimaisia laskuja. Palvelussa on ilmainen versio enintään 5 asiakkaalle ja 5 laskulle kuukaudessa, ja maksulliset paketit alkavat 9,99 eurosta kuukaudessa. Se on selkeä ja helppokäyttöinen työkalu siinä, mitä se tekee. Haasteena kuitenkin on, että laskutus ja kirjanpito ovat kaksi eri asiaa. Zervantissa ei ole pankkiyhteyttä, kulujen seurantaa, ALV-raportointia eikä tilinpäätöstyökaluja. Jos tarvitset vain tavan lähettää laskuja, se toimii loistavasti. Mutta jos haluat hoitaa koko kirjanpidon ja varmistaa lakisääteiset velvoitteet, tarvitset sen rinnalle toisen järjestelmän.

NoCFO on rakennettu kattamaan koko prosessi – laskutus, kulujen seuranta, ALV, pankkiyhteys, talousraportointi ja tekoälyautomaatio – yhdessä ja samassa työkalussa, joka on suunniteltu yrittäjille ilman kirjanpitotaustaa. Se sijoittuu Holvin ja Zervantin yksinkertaisuuden sekä Procountorin ja Netvisorin monimutkaisuuden väliin hyödyntäen tekoälyä rutiinitöiden automatisointiin.

Mitä ottaa huomioon kirjanpito-ohjelmistoa valittaessa Suomessa

Suomalaisen lainsäädännön ja verotuksen tuki

Käytitpä mitä tahansa työkalua, sen on kyettävä käsittelemään Suomen ALV-raportointi oikein ja vastattava Verohallinnon vaatimuksia. Tähän kuuluvat ALV-ilmoitusten lähettäminen, oikeat ALV-kannat eri palvelu- ja tuoteryhmille sekä vuotuinen veroraportointi. NoCFO hoitaa Suomen ALV-asiat automaattisesti. Myös perinteiset alustat tekevät tämän, mutta ne vaativat usein enemmän manuaalista määrittelyä.

Pankkiyhteys

Manuaalinen tietojen syöttäminen on yksi kirjanpidon suurimmista aikasyöpöistä. Etsi ohjelmisto, joka yhdistyy suoraan suomalaiseen yritystiliisi ja hakee tilitapahtumat automaattisesti. Kun yhteys on luotu, tapahtumat ilmestyvät sovellukseen ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään.

Kuittien sähköinen tallennus

Yrityksen kulut on dokumentoitava huolellisesti. Parhaat nykyaikaiset työkalut antavat sinun ottaa kuitista kuvan heti, kun saat sen – sovellus lukee summan, päivämäärän ja myyjän tiedot automaattisesti ja kirjaa kulun. Ei enää kuittikasoja tai pähkäilyä kuukauden lopussa.

Tekoälypohjainen kategorisointi

Jokainen tilitapahtuma on kategorisoitava, jotta kirjanpito on tarkkaa. Perinteisissä ohjelmistoissa tämä on tehtävä käsin. Tekoälyä hyödyntävät työkalut, kuten NoCFO, ehdottavat kategorioita automaattisesti historiasi perusteella ja oppivat jatkuvasti lisää. Useimmiten sinun tarvitsee vain vahvistaa ohjelmiston tekemä ehdotus.

Laskutus

Jos olet freelancer tai palveluyrittäjä, laskutus on liiketoimintasi ydin. Valitse ohjelmisto, jossa laskun luominen ja lähettäminen on nopeaa ja vaivatonta, eikä sitä ole piilotettu monimutkaisten asetusvalikkojen taakse.

Yrityksesi kokoon sopiva hinnoittelu

Yleinen virhe on maksaa ominaisuuksista, joita et tarvitse. Perinteisten alustojen hinnoittelu on usein suunniteltu suuremmille organisaatioille, ja yksinyrittäjän todella tarvitsemat lisäominaisuudet voivat nostaa kuukausihintoja huomattavasti.

NoCFO tarjoaa neljä erilaista pakettia, jotka sisältävät samat kattavat ominaisuudet. Suurin ero pakettien välillä on tapahtumien määrässä:

Maksuton (Free) paketti kattaa enintään 8 tilitapahtumaa kuukaudessa ilman kuluja, mikä sopii erinomaisesti aloitteleville yrityksille tai toimintaan, jossa tapahtumia on hyvin vähän.

Plus-paketti (20 €/kk vuosilaskutuksella) kattaa enintään 80 tilitapahtumaa kuukaudessa ja sisältää kattavan opastuksen käyttöönottoon. Tämä on suosituin ja sopivin vaihtoehto useimmille freelancereille ja pienyrityksille.

Pro-paketti (40 €/kk vuosilaskutuksella) kattaa enintään 240 tilitapahtumaa kuukaudessa ja sopii yrityksille, joilla on enemmän toimintaa.

Nopeasti kasvaville yrityksille on tarjolla Growth-paketti alkaen 99 €/kk, joka on täysin räätälöitävissä – tapahtumarajoitukset, laskujen hinnoittelu ja palkkakulut voidaan kaikki sovittaa yrityksen tarpeisiin.

Kaikkiin paketteihin on mahdollista ostaa asiantuntijan chat- ja etätuki lisäpalveluna hintaan 24 €/kk. Se on käytettävissäsi silloin, kun tarvitset ammattilaisen tarkistamaan jotain tai vastaamaan kinkkiseen kysymykseen ilman, että sitoudut kalliiseen kuukausittaiseen tilitoimistosopimukseen.

Miksi NoCFO kehitettiin

NoCFO sai alkunsa yksinkertaisesta havainnosta: lahjakkaat itsenäiset ammattilaiset viettivät iltojaan tehden paperitöitä, joiden pitäisi viedä vain minuutteja, ja maksoivat tilitoimistoille yli 100 euroa kuukaudessa, vaikka tilitapahtumia oli vain kourallinen.

Suurin osa markkinoilla olevista kirjanpitotyökaluista oli joko liian monimutkaisia (suunniteltu talousosastoille) tai liian riisuttuja (hyviä laskutukseen, mutta eivät paljoa muuhun). NoCFO luotiin näiden kahden ääripään väliin hyödyntämään tekoälyä aivan uudella tavalla.

Käytännössä arki näyttää tältä: Nappaat kahvin asiakastapaamisen jälkeen ja otat kuitista kuvan jo ennen kuin ehdit istuutua. NoCFO lukee sen, ehdottaa kategoriaan ja kirjaa kulun. Aikaa kuluu 30 sekuntia.

Pankkitilisi synkronoituu automaattisesti, joten tilitapahtumat ovat jo valmiina, kun avaat sovelluksen. Tekoäly luokittelee ne ja sinä vahvistat tiedot yhdellä napautuksella.

Kun ALV-eräpäivä tai vuotuinen veroilmoitus lähestyy, kaikki on jo valmiina. Ei siksi, että olisit tehnyt enemmän töitä, vaan siksi, että olet hoitanut asiat pienissä hetkissä pitkin vuotta sen sijaan, että istuisit yhdessä tuskallisessa rutistuksessa kuun lopussa.

Ei vaatimusta kirjanpitäjän tutkinnolle. Ei yllätyskuluja. Vain yrityksesi talous visusti hallussasi.

‍

Kokeile NoCFOa ilmaiseksi osoitteessa nocfo.io

‍

Usein kysytyt kysymykset

Onko minun pakko pitää kirjanpitoa freelancerina Suomessa?

Kyllä. Kaikki Suomessa toimivat yritykset, mukaan lukien toiminimet ja freelancerit, ovat kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollisia. Vaadittu tarkkuus ja monimutkaisuus riippuvat yritysmuodostasi ja liikevaihdostasi, mutta jonkinlainen kirjanpito on pakollinen kaikille.

Voinko tehdä kirjanpitoni itse Suomessa ilman kirjanpitäjää?

Kyllä. NoCFOn kaltaisten nykyaikaisten ohjelmistojen avulla useimmat freelancerit ja pienyrittäjät voivat hoitaa oman kirjanpitonsa tarkasti ilman talousalan taustaa. Ammattilaisen apu on tarpeen silloin, kun yrityksen talous muuttuu monimutkaisemmaksi – esimerkiksi useiden yhtiöiden, työntekijöiden, kansainvälisen arvonlisäverotuksen tai sijoittajien myötä. Jos kuitenkin haluat työskennellä kirjanpitäjän kanssa, NoCFOssa voit kutsua oman kirjanpitäjäsi suoraan ohjelmistoon. Vaihtoehtoisesti NoCFOn kumppanitilitoimistot voivat ottaa kirjanpitosi hoitaakseen, jolloin heillä on suora näkyvyys olemassa oleviin tietoihisi ilman monimutkaista aineiston siirtoa.

Paljonko kirjanpito-ohjelmisto maksaa Suomessa?

Nykyaikaiset perustason työkalut, kuten NoCFO, ovat ilmaisia aloittaa, ja maksulliset paketit alkavat 20 eurosta kuukaudessa. Perinteiset kirjanpitoalustat alkavat tyypillisesti 25–40 eurosta kuukaudessa perusominaisuuksilla, ja täysillä ominaisuuksilla varustetut paketit nousevat usein yli 100 euroon kuukaudessa. Ulkoiset tilitoimistot veloittavat pienyrityksiltä noin 100–300 euroa tai enemmän kuukaudessa riippuen tapahtumamääristä ja vaadituista palveluista.

Mitä eroa on kirjanpidolla ja laskennolla?

Kirjanpito (bookkeeping) on jokapäiväistä tilitapahtumien kirjaamista – tulojen, kulujen ja kuittien tallentamista. Laskenta (accounting) puolestaan sisältää näiden tietojen tulkintaa taloudellisten raporttien, veroilmoitusten ja strategisten analyysien tekemiseksi. Useimmat pienyritysohjelmistot hoitavat molempia jossain määrin. Nykyaikaiset tekoälypohjaiset työkalut automatisoivat käytännön kirjanpitotyön lähes kokonaan.

Mitä kirjanpito-ohjelmistoja Suomessa käytetään?

Suomalaiset pienyritykset käyttävät monenlaisia työkaluja. Procountor ja Netvisor ovat kaksi vakiintuneinta suomalaista alustaa, joita pk-yritykset ja tilitoimistot käyttävät paljon ja jotka sopivat yrityksille, jotka tekevät tiivistä yhteistyötä kirjanpitäjän kanssa. Holvi ja Zervant ovat suosittuja toiminimien ja freelancereiden keskuudessa, jotka etsivät kevyempiä työkaluja. NoCFO on rakennettu erityisesti freelancereille ja perustajille, jotka haluavat hoitaa koko kirjanpidon itse, ei pelkkää laskutusta. Myös kansainvälisiä työkaluja, kuten QuickBooksia ja Xeroa käytetään, mutta ne vaativat usein erillisiä määrityksiä Suomen ALV-säännösten noudattamiseksi.

Hoitaako kirjanpito-ohjelmisto ALV:n ilmoittamisen Suomessa automaattisesti?

Nykyaikaiset työkalut, kuten NoCFO, hoitavat Suomen arvonlisäveron laskennan automaattisesti. Ne laskevat oikean ALV:n laskuille ja kuluille ja luovat valmiit raportit Verohallinnolle lähettämistä varten. Myös perinteiset alustat tukevat ALV-raportointia, mutta ne vaativat usein enemmän manuaalisia asetuksia.

Mitä tapahtuu, jos teen virheen kirjanpidossani?

Kirjanpitovirheet voivat johtaa vääriin ALV- tai veroilmoituksiin. Pienet virheet voidaan yleensä korjata tekemällä korjausilmoitus. Vakavammat virheet voivat johtaa Verohallinnon selvityspirtaan. Automaattista kategorisointia ja pankkiyhteyttä käyttävän ohjelmiston avulla virheiden riski pienenee merkittävästi, sillä manuaalista työtä on huomattavasti vähemmän.

Voinko vaihtaa kirjanpito-ohjelmistoa kesken tilikauden uuteen Suomessa?

Kyllä, ja siirtyminen NoCFOon kesken vuotta on täysin mahdollista. Vaihto uuden tilikauden alussa on selkeintä, mutta se ei ole välttämättömyys. NoCFOn tiimi auttaa sinua siirtymässä, jotta aiemmat tietosi siirtyvät oikein eikä mitään tärkeää unohdu. Jos olet valmis siirtymään uuteen, ota meihin yhteyttä, niin autamme sinut alkuun.

Sopiiko NoCFO sekä osakeyhtiöille (Oy) että toiminimille?

Kyllä. NoCFO tukee sekä toiminimiä että osakeyhtiöitä ottaen huomioon kunkin yritysmuodon vaatimat kirjanpitokäytännöt.