Miksi kirjanpito on jokaisen yrittäjän suurin aikasyöppö

Vika ei ole sinussa, vaan työkaluissa

Jos kirjanpito tuntuu raskaalta, et ole yksin. Syynä ei todennäköisesti ole kurinalaisuuden tai järjestelmällisyyden puute, vaan ohjelmisto.

Useimmat kirjanpito-ohjelmat on suunniteltu kirjanpitäjille. Niissä oletetaan, että käyttäjä ymmärtää tilikartan, hallitsee kahdenkertaisen kirjanpidon logiikan ja haluaa nähdä jokaisen tapahtuman kirjattuna kahteen kertaan. Omaa kirjanpitoaan hoitava yrittäjä törmää ohjelmistoon, jota ei yksinkertaisesti ole rakennettu häntä varten.

Lopputuloksena on se, mitä useimmat yrittäjät kokevat: kirjanpitorästit kertyvät, työt tehdään kerran kuussa tai kerran vuosineljänneksessä paineen alla, ja tilinpäätös tuntuu kriisiltä.

Mihin aika todellisuudessa kuluu

Manuaalinen tiedonsyöttö. Ilman automaattista pankkiyhteyttä jokainen tapahtuma on syötettävä käsin. Yritykselle, jolla on kymmeniä tapahtumia kuukaudessa, tästä kertyy tuntikausia työtä.

Kuittirästit. Kun kuitteja ei kirjata heti, ne kasaantuvat. Kuun tai neljänneksen lopussa kuittipino on valtava, ja muistikuvat siitä, mikä kulu liittyy mihinkäkin, ovat hämärtyneet.

Kategorioiden arvailu. Perinteiset kirjanpito-ohjelmat tarjoavat pitkiä tiliöintilistoja ilman kontekstia. Oikean kategorian löytäminen jokaiselle tapahtumalle vie aikaa ja aiheuttaa epävarmuutta virheistä.

Virheiden korjaaminen. Manuaalinen tiedonsyöttö aiheuttaa virheitä. Niiden etsiminen, korjaaminen ja tilien täsmäyttäminen vie enemmän aikaa kuin alkuperäinen kirjaustyö.

Ohjelmiston monimutkaisuus. Monissa työkaluissa perustehtävät vaativat navigointia useiden eri näyttöjen välillä. Laskun lähettämisen, ALV-ilmoituksen tekemisen tai kuukausikatsauksen tarkastelun pitäisi onnistua muutamalla klikkauksella — ei kymmenellä.

Mitä aika todellisuudessa maksaa

Kirjanpidon hinta ei ole vain ne tunnit, jotka käytät siihen suoraan. Se on myös:

Illat ja viikonloput. Kun kirjanpito odottaa ja se on pakko tehdä, se vie lepoon ja palautumiseen varatun ajan. Pitkällä aikavälillä tämä vaikuttaa jaksamiseen ja hyvinvointiin.

Kognitiivinen kuormitus. Kesken työpäivän tehty kirjanpito katkaisee keskittymisen. Työhön uudelleen paneutuminen vie aina kahdestakymmenestä minuutista tuntiin.

Virheiden kustannukset. Virheelliset ALV-ilmoitukset tai veroilmoitukset voivat johtaa lisämaksuihin tai viivästyskuluihin. Huonosti hoidettu kirjanpito on riski, ei vain ärsyttävä vaiva.

Miksi ongelma toistuu

Kukaan ei puhu kirjanpidosta. Se on asia, jonka jokainen yrittäjä hoitaa jotenkin — harva myöntää ääneen, kuinka paljon aikaa se todellisuudessa vie.

Toinen syy: monet yrittäjät olettavat, että kirjanpito on vain luonnostaan raskasta — osa yrityksen pyörittämistä. Sen ei tarvitse olla niin. Kyse on työkalujen puutteesta.

Kolmas syy: kirjanpito-ohjelmistoja ei perinteisesti ole suunniteltu helpottamaan yrittäjän työtä. Ne suunniteltiin helpottamaan kirjanpitäjän työtä. Yrittäjän käyttökokemus oli toissijainen.

Mikä ratkaisee ongelman

Ratkaisu ei ole kirjanpidon opiskeleminen tarkemmin tai itsensä pakottaminen tekemään sitä viikoittain tahdonvoimalla. Ratkaisu on oikein suunniteltu työkalu.

Kun pankkitapahtumat synkronoidaan automaattisesti, mitään ei pääse kertymään. Kun tekoäly ehdottaa kategorioita, arvailua ei tarvita. Kun kuitti voidaan skannata puhelimella heti sen saapuessa, rästejä ei synny. Kun kirjanpito pysyy ajan tasalla, tilinpäätös on vain muodollisuus — ei massiivinen projekti.

Juuri tätä varten NoCFO on rakennettu. Kirjanpitäjille suunniteltujen työkalujen sijaan se on suunniteltu yrittäjille — jotta kirjanpito hoituu pienissä hetkissä muun työn ohessa, eikä erillisessä istunnossa illalla.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon aikaa kirjanpito vie keskimäärin?Se vaihtelee merkittävästi toimialan, tapahtumamäärien ja työkalujen mukaan. Ilman automaatiota useimmat yrittäjät käyttävät siihen muutamasta tunnista useisiin tunteihin kuukaudessa. Automaattisen pankkisynkronoinnin ja tekoälykategorisoinnin avulla sama työ vie yleensä vain 20–30 minuuttia viikossa.

Onko kirjanpito lakisääteistä Suomessa?Kyllä. Kaikilla yrityksillä Suomessa on lakisääteinen kirjanpitovelvollisuus yritysmuodosta riippumatta. Osakeyhtiöiden on käytettävä kahdenkertaista kirjanpitoa. Toiminimillä on kevyemmät vaatimukset, mutta kirjanpito on silti pakollista.

Miksi kirjanpitorästit kertyvät niin helposti?Yleensä siksi, että se ei tunnu juuri nyt kiireelliseltä. Rästien kertyminen on lähes aina seurausta päivittäisten rutiinien puutteesta ja työkaluista, jotka tekevät tapahtumien kirjaamisesta kankeaa.

Lyhyesti

Kirjanpito vie enemmän aikaa kuin sen pitäisi — ei siksi, että olisit epäjärjestelmällinen, vaan siksi, että useimmat työkalut on suunniteltu väärin. Oikea työkalu tekee kirjanpidosta jotain, mikä tapahtuu taustalla, sen sijaan että se odottaisi sinua iltaisin.

‍

NoCFO on yrittäjille suunniteltu kirjanpito-ohjelmisto. Pankkisynkronointi, tekoälykategorisointi ja kuittien skannaus — kaikki samassa paikassa. Kokeile ilmaiseksi →