Rekisterinpitäjä

NoCFO Oy ("Yhtiö" tai "me") käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, palvelun tuottamiseksi, CRM-järjestelmänsä ylläpitämiseksi, asiakasviestintään sekä suoramarkkinointitarkoituksiin. Nykyisten asiakkaiden lisäksi Yhtiö voi käsitellä potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

• NoCFO Oy
• Y-tunnus: 3149769-7
• Osoite: Kanttiinikuja 3 B8, 02680 Espoo
• Puhelinnumero: 044 573 3333
• Sähköpostiosoite: info@nocfo.fi
• nocfo.fi / nocfo.io
• Asiakasrekisteristä vastaava henkilö: Teemu Karuluoto

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Keräämme asiakkaistamme asiakkuuteen liittyviä tietoja ("Asiakastiedot") sekä teknisiä analytiikkatietoja ("Analytiikkatiedot").

Vaikka emme tavallisesti käytä Analytiikkatietoja henkilöiden tunnistamiseen, joskus henkilöt saattavat olla tunnistettavissa niistä joko yksin taikka yhdistettäessä tai liitettyinä Asiakastietoihin. Näissä tapauksissa Analytiikkatiedot katsotaan henkilötiedoiksi soveltuvan lainsäädännön tarkoittamalla tavalla ja käsittelemme yhdistettyjä tietoja kuten henkilötietoja.

Yhtiö kerää ja käsittelee seuraavia Asiakastietoja:

• Etu- ja sukunimi;
• Edustettu organisaatio;
• Asema organisaatiossa;
• Sähköpostiosoite;
• Puhelinnumero;
• Yhteydenpito;
• IP-osoite;
• Laskutus- ja maksutiedot;
• Palveluun lisätyt tiedostot, siltä osin kun ne sisältävät Asiakastietoja;
• Suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset tai kiellot tai muut tiedot; ja
• Muut asiakkaan antamat tai CRM-järjestelmään lisätyt tiedot (esimerkiksi osoitettu kiinnostus tietyn tyyppisiä palveluita kohtaan);

Suurin osa Asiakastiedoista saadaan suoraan asiakkaalta tai rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää erilaisista tietopalveluista ja julkisista rekistereistä.

Evästeet ja verkkoanalytiikka

Lue lisää evästeistä ja verkkoanalytiikkatyökaluista Evästeselosteesta.

Henkilötietojen käsitellyn tarkoitus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Palveluiden tarjoaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme palveluita asiakkaillemme sekä harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme. Henkilötietoja voidaan käyttää sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi asiakasta kohtaan. Mikäli asiakas ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseksi ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi.

Asiakasviestintä ja markkinointi

Voimme käsitellä henkilötietoja ottaaksemme yhteyttä asiakkaisiimme palveluihimme liittyvissä asioissa ja ilmoittaaksemme asiakkaille palveluita koskevista muutoksista, käsitelläksemme ja kerätäksemme asiakaspalautetta sekä markkinoidaksemme palveluitamme.

Vierailija-analytiikka ja trendien tunnistaminen

Voimme käsitellä palveluiden käyttöä koskevia tietoja parantaaksemme palveluidemme laatua esimerkiksi analysoimalla erilaisia palveluiden käyttöön liittyviä trendejä ja kehitystä. Käytämme tähän tarkoitukseen mahdollisuuksiemme mukaan anonymisoitua tai pseudonymisoitua tietoa, josta henkilöitä ei voida tunnistaa.

Käsittelyn oikeudellinen peruste

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattamisesksi, mutta myös oikeutetun edun perusteella harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme sekä luodaksemme ja ylläpitääksemme asiakassuhteita. Kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella, punnitsemme oikeutettuja etujamme suhteessa sinun oikeuteesi yksityisyyteen.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme kuten kirjanpitolain meille asettamat dokumentointivelvoitteet. Joissain tilanteissa saatamme pyytää suostumuksen henkilötietojen käsittelylle. Näissä tapauksissa annettu suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa.

Säilytysaika

Asiakkuussopimuksen tuottamiseen liittyvät asiakkuuden perustiedot tuhotaan viimeistään kolme kuukautta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Suostumuksen perusteella käsitelvät viestintätiedot säilytetään, kunnes asiakas peruu suostumuksensa. Kirjanpitoaineistoja säilötään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta.

Henkilötietojen kansainväliset siirrot

Yhtiö säilyttää henkilötietojasi pääsääntöisesti Euroopan talousalueella.

Käyttämämme palveluntarjoajat toimivat kuitenkin useilla maantieteellisillä alueilla. Me ja palveluntarjoajamme voimme siirtää henkilötietoja tai saada niihin pääsyn Euroopan talousalueen tai asuinvaltiosi ulkopuolisissa valtioissa.

Tällöin huolehdimme, että henkilötietojesi suojan taso on riittävä niillä alueilla, joilla henkilötietojasi käsitellään. Järjestämme riittävän suojauksen henkilötietojen siirroille Euroopan talousalueen ulkopuolisiin valtioihin palvelutarjoajiemme kanssa solmimillamme Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin perustuvilla sopimuksilla tai kulloinkin voimassaolevan EU-komission hyväksymän muun järjestelyn mukaisesti, esimerkiksi Privacy Shield -ohjelman puitteissa.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Emme luovuta henkilötietojasi Yhtiön ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:

Jakaminen on tarpeen tämän Tietosuojaselosteen mukaisten käyttötarkoitusten johdosta

Siltä osin kuin kolmansien osapuolten on tarpeen saada pääsy henkilötietoihin palveluiden suorittamiseksi, Yhtiö on huolehtinut asianmukaisista sopimuksellisista ja organisatorisista toimenpiteistä varmistaakseen henkilötietojen käsittelyn tapahtuvan yksinomaan tässä Tietosuojaselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamista varten sekä soveltuvien lakien ja säännösten mukaisesti.

Oikeudellisista syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja Yhtiön ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttäminen on kohtuudella tarpeen (i) minkä tahansa soveltuvan lain, sääntelyn, ja/tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen taikka tietoturvaongelman tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi ja tällaisen asian käsittelemiseksi; ja/tai (iii) Yhtiön tai asiakkaidemme etujen tai omaisuuden turvaamiseksi taikka turvallisuuden takaamiseksi tai yleisen edun turvaamiseksi lainsäädännön mukaisesti. Mikäli mahdollista, ilmoitamme asiakkaille tällaisesta siirrosta ja käsittelystä.

Valtuutetuille palveluntarjoajille

Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita tarjoaville valtuutetuille palveluntarjoajille (mukaan lukien tietojen säilytys-, myynti-, markkinointi- ja asiakastukipalveluita tarjoaville alihankkijoillemme). Luovuttaessasi henkilötietojasi suoraan kolmannelle osapuolelle esimerkiksi sivustollamme olevan linkin kautta tai palvelun käyttöönoton yhteydessä, henkilötietojen käsittely perustuu tavallisesti kyseisen kolmannen osapuolen omaan dokumentaatioon ja standardeihin.

Kolmannen osapuolen palveluntarjoajat, joille tietoja voidaan luovuttaa:

• Brevo – Palvelua käytetään kommunikointiin asiakkaan kanssa. Lisätietoa https://www.sendinblue.com/security/
• Customerly – Palvelua käytetään kommunikointiin asiakkaan kanssa. Lisätietoa https://www.customerly.io/privacy/
• HubSpot – Palvelua käytetään esimerkiksi asiakasviestintään ja markkinoinnin automaatioon. Lisätitetoa tietojenkäsittelystä https://legal.hubspot.com/privacy-policy
• Stripe – Palvelua käytetään esimerkiksi korttimaksamisen mahdollistamiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon. Lisätitetoa tietojenkäsittelystä https://stripe.com/en-fi/privacy
• Enable Banking – Palvelua käytetään esimerkiksi saldotietojen ja pankkitapahtumien tuontiin. Lisätietoa tietojenkäsittelystä https://enablebanking.com/privacy-policy/
• Amazon Web Services – Palvelua käytetään esimerkiksi datan säilytykseen ja tiedostojen analysointiin. Lisätietoa tietojenkäsittelystä https://aws.amazon.com/compliance/

Nimenomaisella suostumuksella

Voimme luovuttaa henkilötietoja organisaatiomme ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä silloin, kun meillä on siihen asiakkaan nimenomainen suostumus. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.

Muista oikeutetuista syistä

Mikäli Yhtiö on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin kaikkien henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina. Tässä tapauksessa kerromme siirrosta niin pian kuin on kohtuullisesti katsoen mahdollista asiakkaille, joiden henkilötietoja siirto koskee tai joiden henkilötietojen käsittelyyn soveltuu eri tietosuojaseloste.

Rekisteröityjen oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, joita Yhtiö käsittelee. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen niitä käytetään.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. Ottamalla meihin yhteyttä voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai profilointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista myös muun muassa silloin, kun sinua koskevat tiedot eivät pidä paikkaansa. Lisäksi sinulla on tietyissä erityistilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos perusteena on henkilökohtainen erityistilanne.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle.

Oikeuksien käyttäminen

Jos haluat käyttää jotakin ylläolevista oikeuksista, pyydämme lähettämään postitse tai suojatulla sähköpostilla seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilöllisyyden todentamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista.

Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.

Suoramarkkinointi

Voimme lähettää sinulle tiedotteita koskien palvelujamme sekä muuta suoramarkkinointia.

Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti.

Tietoturva

Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi.

Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Yhtiön henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Viimeksi päivitetty: 19.1.2024