Tekoäly kirjanpidossa – mitä se oikeasti tarkoittaa pienyrittäjälle?
Tekoäly on jo assistenttisi, kokkinne ja personal trainersisi. Kohta se on myös kirjanpitäjäsi, ja se on ehkä hyödyllisin niistä kaikista.
Mitä tekoäly tekee kirjanpidossa käytännössä?
Perinteisessä kirjanpidossa jokainen tilitapahtuma pitää luokitella käsin oikealle tilille. Jokainen kuitti täytyy yhdistää oikeaan kuluerään. Jokainen ALV-luku täytyy laskea itse tai maksaa jollekin sen tekemisestä.
Tekoälykirjanpidossa sama prosessi toimii oleellisesti eri tavalla. Yhdistät pankkitilisi ohjelmaan, ja tapahtumat alkavat virrata sisään automaattisesti. Ohjelma tunnistaa, että "S-Market 14,50 €" on todennäköisesti edustuskuluja tai elintarvikkeita, ehdottaa kategoriaa ja odottaa sinua vahvistamaan. Klikkaat OK ja jatkat päivääsi.
Se ei tunnu kirjanpidolta. Se tuntuu siltä, että joku hoitaa sen puolestasi.
Ja juuri siksi se toimii niin hyvin pienyrittäjälle. Ei siksi, että se olisi teknologisesti mahtavaa, vaan siksi, että se poistaa asiat, joita et halua tehdä, ilman että sinun täytyy opiskella taloushallintoa.
Mitä tekoäly oppii yrityksestäsi
Yksi asia, joka tekee tekoälykirjanpidosta erityisen hyödyllisen ajan mittaan: se oppii yrityksesi tavat.
Jos kirjaat kolme kertaa peräkkäin, että tietty toimittaja kuuluu "markkinointikuluihin", ohjelma alkaa tehdä sen ehdotuksen automaattisesti. Mitä enemmän käytät, sitä vähemmän tarvitset tehdä päätöksiä. Ennen pitkää suurin osa tapahtumista menee läpi ilman, että sinun tarvitsee koskea niihin.
Tämä ei tarkoita, että ohjelma tekee kaiken automaation nimissä sokeasti. Epäselvät tai poikkeukselliset tapahtumat se merkitsee erikseen tarkistettaviksi. Sinä olet yhä vastuussa, mutta rooli on muuttunut kirjanpitäjästä tarkistajaksi.
Tuntia kestävästä hommasta tulee muutaman minuutin työ.
Miksi tämä on erityisen tärkeää juuri Suomessa
Suomessa jokaisella yrityksellä on lakisääteinen kirjanpitovelvollisuus. Toiminimi, osakeyhtiö, osuuskunta, yritysmuodolla ei ole väliä. Velvollisuus on olemassa, ja se ei katoa vaikka aika tai osaaminen olisi vähissä.
Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että joko maksat tilitoimistolle sen tekemisestä, teet sen itse kovalla vaivannäöllä tai käytät ohjelmaa, joka kantaa suurimman osan taakasta puolestasi.
Tekoälykirjanpito ei poista velvollisuutta. Se tekee sen täyttämisestä niin helppoa, ettet enää pelkää sitä.
Meillä NoCFO:lla törmätään jatkuvasti yrittäjiin, jotka kertovat lykkäneen yrityksen perustamista juuri kirjanpitopelkon takia. Ajatus taloushallinnon pyörittämisestä ilman osaamista tuntui ylivoimaiselta. Oikea työkalu madaltaa sen kynnyksen ratkaisevasti.
Mitä tekoälykirjanpito hoitaa puolestasi
Kun pankkitilisi on yhdistetty, tapahtumat virtaavat suoraan ohjelmaan. Ei CSV-tiedostojen latailua eikä manuaalista syöttämistä.
Jokainen tapahtuma saa kategoriasuosituksen. Tavallisella viikolla sinun tarvitsee lähinnä napauttaa "hyväksy".
ALV:tä ohjelma seuraa taustalla jatkuvasti. Et itse laske, kuinka paljon on kertynyt, ja tiedät aina, paljonko sivuun pitää laittaa.
Kuitit hoidat ottamalla kuvan puhelimella ja lataamalla sen ohjelmaan, jossa se yhdistyy oikeaan pankkitapahtumaan. Ei enää kuittikasoja eikä "mitähän tämä veloitus kolme kuukautta sitten oli" -paniikkia.
Koska kirjanpito pysyy ajan tasalla, näet milloin tahansa missä menet, ilman että täytyy odottaa kirjanpitäjän raporttia.
Kenelle tekoälykirjanpito sopii parhaiten?
Se sopii erityisen hyvin yksinyrittäjälle, freelancerille tai pienyrittäjälle, jolla ei ole omaa kirjanpitäjää. Jos käytät tällä hetkellä exceliä tai "teen sen myöhemmin" -menetelmää, olet juuri se henkilö, jolle tämä on rakennettu.
Se ei korvaa asiantuntijaa, kun liiketoiminta kasvaa monimutkaisemmaksi. Esimerkiksi kansainvälistyminen, yrityskaupat tai suurempi henkilöstö ovat tilanteita, joissa ammattilainen kannattaa ottaa mukaan. Mutta siihen saakka hyvä työkalu riittää, ja useimmille pienyrittäjille se riittää pitkään.
Miten NoCFO on rakennettu tätä varten
NoCFO on rakennettu yrittäjälle, ei kirjanpitäjälle. Se näkyy kaikessa: käyttöliittymässä, siinä miten ohjelma viestii ja siinä mitä se tekee automaattisesti.
Pankkiyhteydet kattavat yli 2 500 eurooppalaista pankkia ja ne kuuluvat hintaan. Laskutus, palkanlaskenta ja kirjanpito löytyvät samasta paikasta. ALV-ilmoitus lähtee yhdellä klikkauksella suoraan ohjelmasta. Jos haluat ottaa kirjanpitäjän mukaan, se onnistuu joustavasti ilman erillistä raportointiprosessia.
Aloittaminen on ilmaista. Ei korttitietoja, ei sitoumuksia.
NoCFO auttaa yrittäjiä pitämään kirjanpidon ja taloushallinnon kunnossa ilman turhaa monimutkaisuutta. Aloita ilmaiseksi osoitteessa nocfo.io.