Verkkolasku on rakenteinen laskutiedosto, joka siirtyy laskutusjärjestelmästä toiseen ja jonka vastaanottajan järjestelmä lukee automaattisesti. Sähköpostin liitteenä lähetetty PDF ei ole verkkolasku, vaikka se onkin sähköinen. Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) tuli sovellettavaksi 1.4.2020, ja sen jälkeen ostajalla on ollut oikeus vaatia myyjältä eurooppalaisen standardin mukainen verkkolasku.

Mikä verkkolasku on?

Verkkolasku on laskuaineisto, jossa jokainen tieto on omassa kentässään: laskunumero, eräpäivä, verokanta, veron peruste, rivit.

Ero PDF-tiedostoon on siinä, mitä vastaanottaja voi sillä tehdä. PDF pitää lukea silmillä tai tulkita tekstintunnistuksella, ja tulkinta voi mennä väärin. Verkkolaskussa tiedot siirtyvät sellaisenaan ostajan ostoreskontraan ja kirjanpitoon.

Käytännön seuraus on, että verkkolaskun käsittely ei vaadi ostajalta manuaalista työtä. Siksi isot ostajat ja julkinen sektori pyytävät sitä.

Milloin verkkolaskua on pakko käyttää?

Verkkolasku ei ole yleinen pakko kaikessa laskutuksessa. Velvoite syntyy, kun ostaja sitä vaatii.

Lain 241/2019 mukaan ostajalla on oikeus saada myyjältä verkkolasku, joka täyttää eurooppalaisen standardin vaatimukset. Laki koskee hankintayksiköitä ja elinkeinonharjoittajia, joiden liikevaihto ylittää 10 000 euroa. Kuluttajalle verkkolaskua ei tarvitse lähettää.

Laissa ei ole omaa valvontaviranomaista eikä sanktiota. Käytännön kannustin on toinen: ostaja voi jättää standardin vastaisen laskun maksamatta ja pyytää tilalle oikeanlaisen.

Mikä on verkkolaskuosoite ja mistä sen saa?

Verkkolaskuosoite on tunniste, johon verkkolaskut lähetetään. Se on joko OVT-tunnus tai IBAN-muotoinen verkkolaskuosoite, ja sen rinnalla ilmoitetaan välittäjätunnus.

Välittäjä on verkkolaskuoperaattori tai pankki, joka hoitaa aineiston siirron lähettäjän ja vastaanottajan välillä. Ilman välittäjätunnusta lasku ei löydä perille, vaikka osoite olisi oikein.

OVT-tunnus muodostetaan yrityksen Y-tunnuksen pohjalta, ja sen saa omalta välittäjältä. Yrityksen verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus kannattaa merkitä laskupohjaan ja verkkosivulle, koska asiakkaat kysyvät niitä.

Miten verkkolaskun lähettäminen aloitetaan?

Verkkolaskujen lähettäminen edellyttää kolmea asiaa: laskutusjärjestelmää, joka tuottaa standardin mukaista aineistoa, sopimusta välittäjän kanssa ja oman verkkolaskuosoitteen ilmoittamista asiakkaille.

Järjestys kannattaa pitää tässä. Verkkolaskuosoitteen ilmoittaminen, ennen kuin vastaanotto toimii, tuottaa laskuja, jotka jäävät välittäjälle roikkumaan.

Jos asiakaskunta on pieni ja koostuu kuluttajista, verkkolaskuun ei ole kiirettä. Jos yksikin yritysasiakas pyytää sitä, asia kannattaa hoitaa kerralla kuntoon, koska sama pyyntö tulee seuraavalta asiakkaalta.

Miten verkkolasku eroaa e-laskusta ja sähköpostilaskusta?

Kolme termiä menee arkikielessä sekaisin, vaikka ne tarkoittavat eri asioita.

Sekaannus ei ole pelkkä sanakiista. Jos asiakas pyytää verkkolaskua ja saa PDF-tiedoston sähköpostiin, hän ei ole saanut sitä mitä pyysi, ja lasku palautuu.

Muuttuvatko verkkolaskun tietosisällön vaatimukset?

Verkkolaskun sisältövaatimukset perustuvat eurooppalaiseen standardiin, ja arvonlisäverolain pakolliset laskumerkinnät koskevat verkkolaskua samalla tavalla kuin paperilaskua.

Toisin sanoen rakenteinen muoto ei korvaa sisältöä. Verkkolaskussakin pitää olla juokseva tunniste, Y-tunnus, toimituspäivä, veron peruste verokannoittain ja verokanta. Ne vain sijaitsevat kentissä eivätkä vapaassa tekstissä.

Pakolliset merkinnät kokonaisuudessaan on listattu artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Usein kysytyt kysymykset

Onko sähköpostilla lähetetty PDF verkkolasku?

Ei ole. Verkkolasku on rakenteinen aineisto, joka siirtyy järjestelmästä toiseen. PDF on kuva laskusta.

Onko verkkolasku pakollinen kaikille yrityksille?

Ei ole. Ostajalla on oikeus vaatia verkkolaskua, ja velvoite koskee yrityksiä, joiden liikevaihto ylittää 10 000 euroa. Kuluttajalle verkkolaskua ei tarvitse lähettää.

Mistä saan yritykseni verkkolaskuosoitteen?

Verkkolaskuosoitteen saa omalta verkkolaskuoperaattorilta tai pankilta. Sama välittäjä antaa myös välittäjätunnuksen, joka ilmoitetaan osoitteen rinnalla.

Mitä tapahtuu, jos lähetän laskun väärässä muodossa?

Ostaja voi pyytää tilalle standardin mukaisen verkkolaskun ja jättää maksun siihen asti tekemättä.

Milloin verkkolaskulaki tuli voimaan?

Laki 241/2019 tuli sovellettavaksi 1.4.2020.

Verkkolasku on nopeampi tie rahaan, ei vain muotoseikka

Verkkolaskun arvo ei ole siinä, että se täyttää lain vaatimuksen. Se on siinä, että lasku menee suoraan ostajan järjestelmään ilman että kukaan näppäilee sitä uudelleen. Vähemmän käsittelyä tarkoittaa vähemmän virheitä ja lyhyemmän matkan eräpäivästä suoritukseen.

NoCFO on yrittäjän ja perustajan kaiken kattava AI-natiivi talousalusta. Laskutus, kirjanpito ja pankkiyhteys ovat samassa paikassa, joten lasku ja sen suoritus kohtaavat ilman erillistä täsmäytystä.

Koko aihepiirin yleiskuva on artikkelissa laskutusopas yrittäjälle. Aloita osoitteessa nocfo.io.

Lähteet

• Suomen Yrittäjät: Verkkolaskutuslaki tuli sovellettavaksi 1.4.2020

• Verohallinto: Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa